Buchhaltungssoftware ist eines dieser lästigen Dinge, die Unternehmen anscheinend jedes Jahr aktualisieren. Sie kaufen die neueste Version und ein Jahr später beginnt die Firma für Buchhaltungssoftware, Sie wegen eines Upgrades auf eine neuere Version zu belästigen. Darüber hinaus möchten sie, dass Sie für das Upgrade bezahlen. Dieser Artikel hilft Restaurantbesitzern bei der Entscheidung, wann es Zeit für ein Upgrade ist.
Die Wahrheit ist, dass Sie in den meisten Fällen Ihre Restaurant-Buchhaltungssoftware nicht jedes Jahr aktualisieren müssen; im Gegensatz zu dem, was Ihr Softwareanbieter Ihnen möglicherweise sagt. Diese Idee, jedes Jahr aufrüsten zu müssen, kommt aus der Steuerbuchhaltung. Die Wahrheit ist, dass sich die Steuerbuchhaltungsgesetze jedes Jahr ändern und daher die mit der Steuer verbundene Software jedes Jahr geändert wird. Rechnungslegung ist jedoch nicht gleich Steuer, egal welche Missverständnisse Ihnen im Laufe der Jahre erzählt wurden.
Die Buchhaltung verfolgt wirtschaftliche Informationen (normalerweise Transaktionen wie Verkäufe und Einkäufe) und verwendet diese Informationen, um Entscheidungen zu treffen. Ja, es stimmt, dass Sie die Informationen für Steuerzwecke verwenden, aber wenn Sie sie nur dafür verwenden, dann verpasst Ihr Restaurant Möglichkeiten, profitabler zu werden.
Meiner Erfahrung nach aktualisieren viele kleinere Unternehmen ihre Buchhaltungssoftware alle drei bis fünf Jahre. Hier ist, warum sie es tun:
Der Gehaltsabrechnungsteil ihrer Software ist veraltet. Viele Anbieter von lieferservice software werden versuchen, Sie zu einem Upgrade einzuschüchtern, indem sie behaupten, dass die Informationen zu Abzügen und Einbehalten in Ihrem Gehaltsabrechnungsmodul veraltet sind. Sie werden Sie oft dazu bringen, das Gehaltsabrechnungsmodul monatlich zu kaufen, damit Sie jedes Jahr eine “aktualisierte” Version erhalten. Obwohl dies kein schrecklicher Plan ist (die Lohnabrechnungsgesetze ändern sich ziemlich häufig), ist es nicht immer notwendig. In vielen Fällen wird Ihre alte Software genauso gut funktionieren wie Ihre neue Software. Überprüfen Sie, wann sich Ihre örtlichen oder staatlichen Arbeitnehmergesetze das letzte Mal geändert haben. Wenn zwischen Gesetzesänderungen normalerweise fünf Jahre vergehen, müssen Sie das Geld nicht für ein Upgrade verschwenden.
Ein weiterer Grund für die Aktualisierung der Buchhaltungssoftware für Restaurants ist, dass die Datenbank des alten Systems voll ist und das System langsam läuft. Nachdem eine bestimmte Menge an Informationen in die Datenbank gepackt wurde, kann sie langsamer werden. Restaurantbesitzer führen häufig ein Upgrade durch, um dieses Problem zu vermeiden. Vergewissern Sie sich vor dem Kauf einer Buchhaltungssoftware für Restaurants, dass die Datenbank für Ihr Unternehmen über Jahre hinweg funktioniert.
Der letzte Grund, warum viele Eigentümer upgraden, ist, dass der Buchhaltungssoftware eine bestimmte Funktion fehlt. Manchmal möchten Manager Daten über das Internet teilen, und dafür ist ein Upgrade erforderlich. Darüber hinaus möchten Manager manchmal ein Softwarepaket, das bestimmte Berichte erstellen kann, und sie rüsten auf ein System auf, das ihnen diese Berichte liefert.
Wenn das nächste Mal die neueste Ausgabe Ihrer Buchhaltungssoftware veröffentlicht wird, sollten Sie vielleicht auf die Bremse treten, bevor Sie sich auf den Weg machen, um sie zu kaufen. Stellen Sie sicher, dass es tatsächlich eine neue Funktion gibt, die Ihr Restaurant benötigt, bevor Sie Ihre wertvollen Ressourcen verschwenden.